Aviso de privacidad para candidatos de la UE

Fecha de entrada en vigor: 5 de abril de 2023

¿Cuál es el objetivo de este aviso?

RetailNext, Inc. («nosotros») es el «responsable del tratamiento» (data controller) a efectos de los datos personales recopilados durante el proceso de selección de candidatos. Esto significa que somos responsables de decidir cómo conservamos y utilizamos su información personal si solicita un puesto de trabajo en nuestra empresa.

Ponemos a su disposición este aviso de privacidad porque está solicitando un puesto de trabajo con nosotros (ya sea como empleado o como colaborador). El objetivo de este aviso es que conozca cómo y por qué se utilizarán sus datos personales, concretamente con fines de selección de personal, y durante cuánto tiempo se conservarán normalmente. En él se le facilita cierta información que debe proporcionarse en virtud del Reglamento General de Protección de Datos ((UE) 2016/679) (RGPD).

Principios de protección de datos

Cumpliremos con la legislación y los principios de protección de datos, lo que significa que sus datos serán:

• Utilizados de forma lícita, leal y transparente.

• Recogidos únicamente para fines legítimos que le hayamos explicado claramente y no utilizados de ninguna forma incompatible con dichos fines.

• Relevantes para los fines que le hemos comunicado y limitados exclusivamente a dichos fines.

• Exactos y actualizados.

• Conservados únicamente durante el tiempo necesario para los fines que le hemos comunicado.

• Conservados de forma segura.

El tipo de información que conservamos sobre usted

En relación con su solicitud de empleo en nuestra empresa, podemos recopilar, almacenar y utilizar las siguientes categorías de datos personales sobre usted:

• La información que nos ha facilitado en su currículum vítae y en su carta de presentación.

• La información que haya facilitado en nuestro formulario de solicitud o a través de una agencia, incluyendo nombre, «nombre por el que se le conoce», cargo, dirección, número de teléfono, dirección de correo electrónico personal, sexo, historial laboral y experiencia profesional, formación académica y titulaciones, idiomas y otras habilidades y logros relevantes, certificaciones y fechas de caducidad de las mismas.

• Cualquier información que nos facilite durante una entrevista o en el proceso de evaluación y selección.

• Cualquier información que nos facilite en apoyo de su solicitud, incluidos los ejercicios prácticos.

No solicitamos las siguientes «categorías especiales» special categories de datos personales; no obstante, si nos las ha facilitado a través de sus documentos de selección, también podremos recopilar, almacenar y utilizar las siguientes categorías especiales de datos personales más sensibles:

• Información sobre su raza o origen étnico, religión o creencias, estado civil, origen socioeconómico, responsabilidades de cuidado, orientación sexual y opiniones políticas, así como si ha estado bajo la tutela de las autoridades locales y su condición de refugiado o solicitante de asilo.

• Información sobre su salud, incluidas cualquier afección médica o situación de discapacidad.

• Información sobre condenas penales o delitos

¿Cómo se recopila su información personal?

Recopilamos datos personales sobre los candidatos a partir de las siguientes fuentes:

• De usted, el candidato.

• Agencias de selección de personal.

• Datos de terceros.

Cómo utilizaremos su información

Utilizaremos la información personal que recopilemos sobre usted para:

• Evaluar sus habilidades, cualificaciones e idoneidad para el puesto.

• Realizar comprobaciones de antecedentes y referencias, cuando proceda.

• Comunicarnos con usted en relación con el proceso de selección.

• Mantener registros relacionados con nuestros procesos de contratación.

• Cumplir con los requisitos legales o reglamentarios.

Base jurídica del tratamiento

Nos interesa legítimamente decidir si le nombramos para el puesto, ya que sería beneficioso para nuestra empresa contar con alguien en dicho puesto.

Asimismo, necesitamos tratar sus datos personales para decidir si celebramos un contrato de trabajo con usted.

Detalles del tratamiento

Una vez recibidos su CV y su carta de presentación, trataremos dicha información para determinar si cumple los requisitos básicos para el puesto. Si decidimos ponernos en contacto con usted para una entrevista, utilizaremos la información que nos facilite en la misma para decidir si le ofrecemos el puesto. Asimismo, es posible que realicemos comprobaciones en redes sociales en esta fase o en cualquier momento previo a la oferta. Si decidimos ofrecerle el puesto, una vez que usted lo haya aceptado, podremos llevar a cabo diversas comprobaciones de antecedentes, entre las que se incluyen comprobaciones básicas de antecedentes penales, verificación de identidad, comprobaciones en redes sociales, verificación de la formación académica y de las cualificaciones profesionales y afiliaciones. La oferta de empleo está supeditada a la superación satisfactoria de dichas comprobaciones de antecedentes.

Información sobre condenas penales

Recopilaremos información sobre su historial de condenas penales si deseamos ofrecerle el puesto (siempre que las comprobaciones y cualquier otra condición, como las referencias, sean satisfactorias). Tenemos derecho a realizar una comprobación de antecedentes penales para asegurarnos de que no hay nada en su historial de condenas penales que le haga inadecuado para el puesto.

Compartir datos

Solo compartiremos su información personal con los siguientes terceros con el fin de tramitar su solicitud: proveedores de servicios de verificación de antecedentes contratados por nuestra empresa. No permitimos que nuestros proveedores de servicios externos utilicen sus datos personales para sus propios fines. Solo les permitimos tratar sus datos personales para fines específicos y de conformidad con nuestras instrucciones.

Seguridad de los datos

Hemos implantado medidas de seguridad adecuadas para evitar que su información personal se pierda accidentalmente, se utilice o se acceda a ella de forma no autorizada, se altere o se divulgue. Además, limitamos el acceso a su información personal a aquellos empleados, agentes, contratistas y otros terceros que tengan una necesidad empresarial de conocerla. Estos solo tratarán su información personal siguiendo nuestras instrucciones y están sujetos a una obligación de confidencialidad.

Conservación de datos

Conservaremos su información personal durante un período de 12 meses a partir de la fecha en que le hayamos comunicado nuestra decisión de no nombrarle para el puesto. Conservamos su información personal durante ese periodo para poder demostrar, en caso de reclamación legal, que no hemos discriminado a los candidatos por motivos prohibidos y que hemos llevado a cabo el proceso de selección de forma justa y transparente, cumpliendo con nuestras obligaciones para con las agencias de selección de personal, cuando proceda. Transcurrido este plazo, destruiremos de forma segura su información personal de conformidad con nuestra política de conservación de datos.

En caso de que le hayamos comunicado nuestra decisión de nombrarle para el puesto, conservaremos sus datos personales hasta que se incorpore a nuestra empresa y, a partir de entonces, de conformidad con nuestro Aviso de privacidad para empleados de la UE.

Sus derechos en relación con los datos personales

En determinadas circunstancias, la ley le reconoce el derecho a:

• Solicitar el acceso a sus datos personales. Esto le permite recibir una copia de los datos personales que tenemos sobre usted y comprobar que los tratamos de forma lícita.

• Solicitar la rectificación de los datos personales que tenemos sobre usted. Esto le permite que se corrija cualquier información incompleta o inexacta que tengamos sobre usted.

• Solicitar la supresión de sus datos personales. Esto le permite pedirnos que eliminemos o suprimamos los datos personales cuando no exista una razón válida para que sigamos tratándolos.

• Oponerse al tratamiento de sus datos personales cuando nos basemos en un interés legítimo (o en el de un tercero) y exista algún aspecto de su situación particular que le lleve a oponerse al tratamiento por este motivo.

• Solicitar la limitación del tratamiento de sus datos personales. Esto le permite pedirnos que suspendamos el tratamiento de sus datos personales, por ejemplo, si desea que verifiquemos su exactitud o el motivo de su tratamiento.

• Solicitar la transferencia de sus datos personales a un tercero.

• Si desea revisar, verificar, corregir o solicitar la supresión de sus datos personales, o ejercer cualquier otro derecho relacionado con sus datos personales tal y como se enumera aquí, póngase en contacto con recruiting@retailnext.net.

Derecho a retirar el consentimiento

Tiene derecho a retirar su consentimiento para el tratamiento en relación con cualquier tratamiento que llevemos a cabo basándonos en su consentimiento en cualquier momento. No nos basamos en su consentimiento para tratar sus datos personales a efectos del proceso de selección. Por consiguiente, nos basamos en intereses legítimos como fundamento para el tratamiento de sus datos personales. Para retirar su consentimiento, póngase en contacto con recruiting@retailnext.net. Una vez que hayamos recibido la notificación de que ha retirado su consentimiento, dejaremos de tramitar su solicitud y, con arreglo a nuestra política de conservación de datos, eliminaremos sus datos personales de forma segura.