RECHTLICHES

Datenschutzerklärung für Bewerber in der EU

Gültig ab: 5. April 2023

Was ist der Zweck dieser Erklärung?

RetailNext, Inc. („wir“) ist der „Verantwortliche“ (data controller) für die im Rahmen der Bewerberrekrutierung erhobenen personenbezogenen Daten. Das bedeutet, dass wir dafür verantwortlich sind, zu entscheiden, wie wir personenbezogene Daten über Sie speichern und verwenden, wenn Sie sich bei uns auf eine Stelle bewerben.

Wir stellen Ihnen diese Datenschutzerklärung zur Verfügung, da Sie sich bei uns um eine Stelle bewerben (sei es als Arbeitnehmer oder als Auftragnehmer). Der Zweck dieser Erklärung besteht darin, Sie darüber zu informieren, wie und warum Ihre personenbezogenen Daten verwendet werden – nämlich zum Zwecke der Personalbeschaffung – und wie lange sie in der Regel gespeichert werden. Sie enthält bestimmte Informationen, die gemäß der Datenschutz-Grundverordnung ((EU) 2016/679) (DSGVO) bereitgestellt werden müssen.

Grundsätze des Datenschutzes

Wir halten uns an die datenschutzrechtlichen Vorschriften und Grundsätze, was bedeutet, dass Ihre Daten:

  • rechtmäßig, fair und auf transparente Weise verarbeitet werden.

  • nur für berechtigte Zwecke erhoben, die wir Ihnen klar erläutert haben, und nicht in einer Weise verwendet, die mit diesen Zwecken unvereinbar ist;

  • für die Ihnen mitgeteilten Zwecke relevant sind und ausschließlich auf diese Zwecke beschränkt bleiben.

  • korrekt und auf dem neuesten Stand gehalten werden.

  • nur so lange aufbewahrt, wie es für die Ihnen mitgeteilten Zwecke erforderlich ist;

  • Sicher aufbewahrt.

Welche Art von Daten wir über Sie speichern

Im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung bei uns können wir die folgenden Kategorien personenbezogener Daten über Sie erheben, speichern und verwenden:

  • Die Daten, die Sie uns in Ihrem Lebenslauf und Ihrem Anschreiben zur Verfügung gestellt haben.

  • Die Daten, die Sie in unserem Bewerbungsformular oder über eine Agentur angegeben haben, darunter Name, „bekannt als“, Anrede, Adresse, Telefonnummer, private E-Mail-Adresse, Geschlecht, beruflicher Werdegang, Berufserfahrung, Bildungsweg und Qualifikationen, Sprachkenntnisse sowie sonstige relevante Fähigkeiten und Leistungen, Zertifizierungen und deren Gültigkeitsdauer.

  • Alle Informationen, die Sie uns im Rahmen eines Vorstellungsgesprächs oder eines Bewertungs- und Auswahlverfahrens zur Verfügung stellen.

  • Alle Informationen, die Sie zur Untermauerung Ihrer Bewerbung bereitstellen, einschließlich etwaiger praktischer Übungen.

Wir erfragen die folgenden „besonderen Kategorien“ (special categories) personenbezogener Daten nicht; sollten Sie uns diese jedoch über Ihre Bewerbungsunterlagen zur Verfügung gestellt haben, können wir auch die folgenden besonderen Kategorien sensiblerer personenbezogener Daten erheben, speichern und verwenden:

  • Angaben zu Ihrer Rasse oder ethnischen Zugehörigkeit, Ihrer Religion oder Weltanschauung, Ihrem Familienstand, Ihrem sozioökonomischen Hintergrund, Ihren Betreuungsaufgaben, Ihrer sexuellen Orientierung und Ihren politischen Ansichten sowie dazu, ob Sie in der Obhut der Kommunalbehörden waren und ob Sie den Status eines Flüchtlings oder Asylbewerbers besitzen.

  • Angaben zu Ihrer Gesundheit, einschließlich etwaiger Erkrankungen oder einer Behinderung.

  • Angaben zu strafrechtlichen Verurteilungen oder Straftaten

Wie werden Ihre personenbezogenen Daten erhoben?

Wir erheben personenbezogene Daten über Bewerber aus den folgenden Quellen:

  • Von Ihnen, dem Bewerber.

  • Personalvermittlungsagenturen.

  • Daten von Dritten.

Wie wir Ihre Daten verwenden

Wir verwenden die von uns über Sie erhobenen personenbezogenen Daten, um:

  • Ihre Fähigkeiten, Qualifikationen und Eignung für die Stelle zu bewerten.

  • gegebenenfalls Hintergrund- und Referenzprüfungen durchzuführen.

  • Mit Ihnen über den Einstellungsprozess zu kommunizieren.

  • Aufzeichnungen im Zusammenhang mit unseren Einstellungsverfahren zu führen.

  • die Einhaltung gesetzlicher oder behördlicher Vorschriften.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Es liegt in unserem berechtigten Interesse, über Ihre Einstellung für die betreffende Stelle zu entscheiden, da die Besetzung dieser Stelle für unser Unternehmen von Vorteil wäre.

Außerdem müssen wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um zu entscheiden, ob wir einen Arbeitsvertrag mit Ihnen abschließen.

Einzelheiten zur Verarbeitung

Nachdem wir Ihren Lebenslauf und Ihr Anschreiben erhalten haben, werden wir diese Informationen verarbeiten, um zu entscheiden, ob Sie die grundlegenden Anforderungen für die Stelle erfüllen. Sollten wir uns entscheiden, Sie zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen, werden wir die Informationen, die Sie uns im Rahmen des Vorstellungsgesprächs zur Verfügung stellen, heranziehen, um zu entscheiden, ob wir Ihnen die Stelle anbieten. Möglicherweise führen wir in dieser Phase oder zu jedem beliebigen Zeitpunkt vor der Angebotsunterbreitung auch Überprüfungen in sozialen Medien durch. Sollten wir beschließen, Ihnen die Stelle anzubieten, führen wir nach Ihrer Annahme des Angebots möglicherweise verschiedene Hintergrundüberprüfungen durch, darunter eine grundlegende Strafregisterüberprüfung, eine Identitätsprüfung, Überprüfungen in sozialen Medien, die Überprüfung Ihres Bildungswegs sowie Ihrer beruflichen Qualifikationen und Mitgliedschaften. Ein Stellenangebot steht unter dem Vorbehalt des erfolgreichen Abschlusses aller Hintergrundüberprüfungen.

Informationen über strafrechtliche Verurteilungen

Wir erheben Informationen über Ihre Vorstrafen, wenn wir Ihnen die Stelle anbieten möchten (vorbehaltlich zufriedenstellender Überprüfungen und anderer Bedingungen, wie z. B. Referenzen). Wir sind berechtigt, eine Strafregisterüberprüfung durchzuführen, um uns zu vergewissern, dass Ihre Vorstrafen Sie nicht für die Stelle ungeeignet machen.

Weitergabe von Daten

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich an die folgenden Dritten weiter, um Ihre Bewerbung zu bearbeiten: von unserem Unternehmen beauftragte Anbieter von Hintergrundüberprüfungen. Wir gestatten unseren externen Dienstleistern nicht, Ihre personenbezogenen Daten für eigene Zwecke zu verwenden. Wir gestatten ihnen lediglich, Ihre personenbezogenen Daten für festgelegte Zwecke und gemäß unseren Anweisungen zu verarbeiten.

Datensicherheit

Wir haben angemessene Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um zu verhindern, dass Ihre personenbezogenen Daten versehentlich verloren gehen, unbefugt genutzt oder abgerufen, verändert oder offengelegt werden. Darüber hinaus beschränken wir den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten auf jene Mitarbeiter, Beauftragte, Auftragnehmer und andere Dritte, die aus geschäftlichen Gründen Kenntnis davon haben müssen. Diese verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich gemäß unseren Anweisungen und unterliegen einer Geheimhaltungspflicht.

Aufbewahrungsfrist

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von 12 Monaten auf, nachdem wir Ihnen unsere Entscheidung mitgeteilt haben, Sie nicht für die Stelle einzustellen. Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten für diesen Zeitraum auf, damit wir im Falle einer rechtlichen Klage nachweisen können, dass wir Bewerber nicht aus unzulässigen Gründen diskriminiert haben und dass wir das Einstellungsverfahren fair und transparent sowie unter Einhaltung unserer Verpflichtungen gegenüber Personalvermittlungsagenturen – sofern zutreffend – durchgeführt haben. Nach Ablauf dieses Zeitraums werden wir Ihre personenbezogenen Daten gemäß unserer Richtlinie zur Datenaufbewahrung sicher vernichten.

Sofern wir Ihnen unsere Entscheidung mitgeteilt haben, Sie für die Stelle einzustellen, bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten bis zu Ihrem Eintritt in unser Unternehmen auf und danach gemäß unserer EU-Datenschutzerklärung für Mitarbeiter.

Ihre Rechte in Bezug auf personenbezogene Daten

Unter bestimmten Umständen haben Sie gesetzlich das Recht:

  • Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten zu verlangen. Dies ermöglicht es Ihnen, eine Kopie der personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben, zu erhalten und zu überprüfen, ob wir diese rechtmäßig verarbeiten.

  • die Berichtigung der personenbezogenen Daten zu verlangen, die wir über Sie gespeichert haben. Dies ermöglicht es Ihnen, unvollständige oder unrichtige Daten, die wir über Sie gespeichert haben, berichtigen zu lassen.

  • die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Dies ermöglicht es Ihnen, uns aufzufordern, personenbezogene Daten zu löschen oder zu entfernen, sofern kein triftiger Grund für die weitere Verarbeitung durch uns vorliegt.

  • Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, wenn wir uns auf ein berechtigtes Interesse (oder das eines Dritten) stützen und aufgrund Ihrer besonderen Situation Gründe bestehen, die Sie dazu veranlassen, der Verarbeitung aus diesem Grund zu widersprechen.

  • Die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Dies ermöglicht es Ihnen, uns aufzufordern, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auszusetzen, beispielsweise wenn Sie möchten, dass wir deren Richtigkeit oder den Grund für die Verarbeitung überprüfen.

  • Beantragen Sie die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an einen Dritten.

  • Wenn Sie Ihre personenbezogenen Daten einsehen, überprüfen, berichtigen oder deren Löschung beantragen möchten oder ein anderes der hier aufgeführten Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten geltend machen möchten, wenden Sie sich bitte an recruiting@retailnext.net.

Recht auf Widerruf der Einwilligung

Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung zur Verarbeitung jederzeit zu widerrufen, sofern wir uns bei der Verarbeitung auf Ihre Einwilligung stützen. Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Einstellungsverfahrens stützen wir uns nicht auf Ihre Einwilligung. Dementsprechend stützen wir uns bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf berechtigte Interessen. Um Ihre Einwilligung zu widerrufen, wenden Sie sich bitte an recruiting@retailnext.net. Sobald wir die Mitteilung erhalten haben, dass Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben, werden wir Ihre Bewerbung nicht mehr bearbeiten und Ihre personenbezogenen Daten – vorbehaltlich unserer Aufbewahrungsrichtlinie – sicher löschen.