法的事項

EU応募者向けプライバシー通知

発効日：2023年4月5日

本通知の目的は何か？

RetailNext, Inc.（以下「当社」）は、採用応募の過程で収集される個人データに関して、（data controller）の「データ管理者」である。これは、当社への求人に応募した場合、当社はあなたに関する個人情報をどのように保管・利用するかについて決定する責任を負うことを意味する。

当社は、あなたが当社での勤務（従業員または契約社員を問わず）に応募していることから、このプライバシー通知を提供する。本通知の目的は、あなたの個人データがどのように、またなぜ（具体的には採用の目的で）利用されるか、および通常どのくらいの期間保存されるかについて、あなたが理解できるようにすることにある。本通知は、一般データ保護規則（(EU) 2016/679）（GDPR）に基づき提供が義務付けられている特定の情報を記載している。

データ保護の原則

当社はデータ保護法および原則を遵守する。つまり、あなたのデータは以下の通り取り扱われる：

合法的、公正かつ透明性のある方法で利用される。
当社がお客様に明確に説明した正当な目的のためにのみ収集され、それらの目的と相容れない方法では一切使用されない。
当社がお客様に通知した目的に関連し、かつそれらの目的に限定される。
正確であり、常に最新の状態に保たれる。
当社が通知した目的に必要な期間のみ保持される。
安全に保管される。

当社が保有するお客様に関する情報の種類

当社への就職応募に関連して、当社はお客様に関する以下の種類の個人情報を収集、保存、および利用する場合がある。

履歴書およびカバーレターを通じて当社に提供された情報。
当社の応募フォームまたは人材紹介会社を通じて提供された情報。これには、氏名、「通称」、肩書き、住所、電話番号、個人のメールアドレス、性別、職歴・実務経験、学歴・資格、語学力およびその他の関連スキルや実績、認定資格、ならびに認定資格の有効期限が含まれる。
面接や評価・選考プロセスにおいて、当社に提供されたあらゆる情報。
応募を裏付けるために提供された情報（実技試験を含む）。

当社は以下の「特別な種類の」個人情報（special categories）を要求することはないが、採用関連書類を通じて提供された場合、以下のより機微な個人情報の特別な種類についても収集、保存、利用することがある：

人種または民族、宗教または信条、婚姻状況、社会経済的背景、介護責任、性的指向、政治的見解、地方自治体の保護下に置かれた経験の有無、および難民／庇護申請者の地位に関する情報。
健康状態に関する情報（病状や障害の有無を含む）。
有罪判決または犯罪歴に関する情報

個人情報はどのように収集されるのか？

当社は、以下の情報源から候補者に関する個人情報を収集する：

応募者本人。
人材紹介会社。
第三者からのデータ。

あなたの情報の利用方法

当社が収集した個人情報は、以下の目的で利用される：

あなたのスキル、資格、および当該職務への適性を評価するため。
必要に応じて、身元調査および身元照会を行う。
採用プロセスについて、あなたと連絡を取るため。
採用プロセスに関連する記録を保管するため。
法的または規制上の要件を遵守するため。

処理の法的根拠

当該役職に貴殿を任命するかどうかは、当社の正当な利益に該当する。というのも、その役職に誰かを任命することは当社の事業にとって有益であるためだ。

また、貴社との雇用契約を締結するかどうかを決定するためにも、貴社の個人情報を処理する必要がある。

処理の詳細

履歴書およびカバーレターを受領した後、当社は当該情報を処理し、貴殿がその役職の基本的な要件を満たしているかどうかを判断する。面接の連絡を行うことを決定した場合、面接時に貴殿から提供された情報を用いて、貴殿にその役職をオファーするかどうかを決定する。また、この段階、あるいは内定前の任意の時点で、ソーシャルメディアの調査を行う場合がある。採用を決定した場合、貴殿がその役職を受諾した時点で、基本的な犯罪歴調査、本人確認、ソーシャルメディアの調査、学歴の確認、および専門資格や所属団体の確認を含む、様々な身元調査を実施する場合がある。採用内定は、これらの身元調査がすべて完了し、問題がないことを条件とする。

有罪判決に関する情報

当社が当該職位の採用を申し出たい場合（審査および推薦状などのその他の条件が満たされていることを前提として）、あなたの犯罪歴に関する情報を収集する。当社は、あなたの犯罪歴に当該職位への不適格事由となる事項がないことを確認するため、犯罪歴調査を行う権利を有する。

データの共有

当社は、応募の処理を目的として、以下の第三者とのみ個人情報を共有する：当社が委託した身元調査業者。当社は、第三者のサービスプロバイダーが独自の目的で個人データを使用することを許可していない。当社は、指定された目的の範囲内かつ当社の指示に従ってのみ、個人データの処理を許可している。

データのセキュリティ

当社は、個人情報が誤って紛失したり、不正に使用・アクセスされたり、改ざん・開示されたりすることを防ぐため、適切なセキュリティ対策を講じている。さらに、個人情報へのアクセスは、業務上その情報を知る必要のある従業員、代理人、請負業者、およびその他の第三者に限定している。彼らは当社の指示に基づいてのみ個人情報を処理し、守秘義務を負っている。

データの保存

当社は、当該役職への採用を見送る旨の決定をお客様に通知した後、12ヶ月間、お客様の個人情報を保持する。当社がこの期間、個人情報を保持するのは、法的請求が生じた場合に、禁止されている事由に基づいて候補者を差別していないこと、および採用活動を公正かつ透明な方法で実施し、該当する場合は人材紹介会社に対する義務を遵守していたことを証明できるようにするためである。この期間が経過した後、当社はデータ保持方針に従い、個人情報を安全に破棄する。

採用決定を通知した場合は、入社するまで個人情報を保持し、その後は当社の「EU従業員向けプライバシー通知」に従って取り扱う。

個人情報に関する権利

特定の状況下において、法律により、貴殿には以下の権利が認められている：

ご自身の個人情報へのアクセスを請求する権利。これにより、当社が保有するご自身の個人情報の写しを受け取り、当社がそれを適法に処理しているかを確認することができる。
当社が保有する個人情報の訂正を請求する権利。これにより、当社が保有する不完全または不正確な情報を訂正させることができる。
個人情報の消去を請求する権利。これにより、当社が個人情報を引き続き処理する正当な理由がない場合、個人情報の削除または除去を当社に求めることができる。
当社が正当な利益（または第三者の正当な利益）を根拠として個人情報の処理を行っている場合、お客様の特定の状況に起因して、この根拠に基づく処理に異議を申し立てたい場合、その処理に異議を申し立てることができる。
個人情報の処理の制限を請求する。これにより、例えば、個人情報の正確性や処理の理由を確認してほしい場合など、当社に対し、お客様に関する個人情報の処理を一時停止するよう求めることができる。
個人情報の第三者への移転を請求する。
個人情報の確認、検証、訂正、または消去を希望する場合、あるいはここに記載されている個人情報に関連するその他の権利を行使したい場合は、recruiting@retailnext.netまで連絡すること。

同意の撤回権

お客様は、当社がお客様の同意に基づいて行ういかなる処理についても、いつでもその処理に対する同意を撤回する権利を有する。当社は、採用活動における個人情報の処理について、お客様の同意に依存していない。したがって、当社は正当な利益に基づき、お客様の個人情報を処理している。同意を撤回するには、recruiting@retailnext.netまで連絡すること。同意の撤回通知を受領次第、当社はお客様の応募書類の処理を中止し、当社の保存方針に従い、お客様の個人データを安全に廃棄する。