Déclaration de confidentialité destinée aux candidats de l'UE

Date d'entrée en vigueur : 5 avril 2023

Quel est l’objet de la présente déclaration ?

RetailNext, Inc. (« nous ») est le « responsable du traitement » (data controller) des données à caractère personnel collectées dans le cadre du recrutement de candidats. Cela signifie que nous sommes chargés de déterminer comment nous conservons et utilisons les informations à caractère personnel vous concernant si vous postulez à un poste au sein de notre entreprise.

Nous mettons cette déclaration de confidentialité à votre disposition car vous postulez à un poste au sein de notre entreprise (que ce soit en tant que salarié ou prestataire). L’objectif de cette déclaration est de vous informer de la manière dont vos données à caractère personnel seront utilisées et des raisons pour lesquelles elles le seront, à savoir à des fins de recrutement, ainsi que de la durée de conservation habituelle de ces données. Elle vous fournit certaines informations qui doivent être communiquées en vertu du règlement général sur la protection des données ((UE) 2016/679) (RGPD).

Principes de protection des données

Nous respecterons la législation et les principes relatifs à la protection des données, ce qui signifie que vos données seront :

• Utilisées de manière licite, loyale et transparente.

• Collectées uniquement à des fins légitimes que nous vous avons clairement expliquées et ne seront en aucun cas utilisées d’une manière incompatible avec ces finalités.

• pertinentes au regard des finalités que nous vous avons communiquées et limitées exclusivement à ces finalités ;

• Exactes et tenues à jour.

• Conservées uniquement aussi longtemps que nécessaire aux fins que nous vous avons indiquées.

• Conservées en toute sécurité.

Le type d’informations que nous détenons à votre sujet

Dans le cadre de votre candidature à un poste au sein de notre entreprise, nous pouvons collecter, stocker et utiliser les catégories suivantes de données à caractère personnel vous concernant :

• Les informations que vous nous avez fournies dans votre curriculum vitae et votre lettre de motivation.

• Les informations que vous avez fournies sur notre formulaire de candidature ou par l’intermédiaire d’une agence, notamment votre nom, vos « pseudonymes », votre titre, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail personnelle, votre sexe, votre parcours professionnel, votre expérience professionnelle, votre parcours scolaire et vos diplômes, vos compétences linguistiques et autres compétences pertinentes ainsi que vos réalisations, vos certifications et leurs dates d’expiration.

• Toute information que vous nous fournissez lors d’un entretien ou d’un processus d’évaluation et de sélection.

• Toute information que vous fournissez à l’appui de votre candidature, y compris les éventuels exercices pratiques.

Nous ne demandons pas les « catégories particulières » (special categories) de données à caractère personnel suivantes ; toutefois, si vous nous les avez fournies via vos documents de candidature, nous pouvons également collecter, conserver et utiliser les catégories particulières suivantes de données à caractère personnel plus sensibles :

• Des informations concernant votre origine ethnique, votre religion ou vos convictions, votre situation matrimoniale, votre milieu socio-économique, vos responsabilités familiales, votre orientation sexuelle et vos opinions politiques, ainsi que le fait que vous ayez ou non été pris en charge par les services sociaux locaux et votre statut de réfugié ou de demandeur d’asile.

• Des informations concernant votre santé, y compris tout problème médical ou handicap.

• Des informations concernant vos condamnations pénales ou vos infractions

Comment vos données à caractère personnel sont-elles collectées ?

Nous collectons les données à caractère personnel des candidats à partir des sources suivantes :

• De vous-même, le candidat.

• Les agences de recrutement.

• Des données provenant de tiers.

Comment nous utiliserons les informations vous concernant

Nous utiliserons les informations personnelles que nous collectons à votre sujet pour :

• Évaluer vos compétences, vos qualifications et votre adéquation au poste.

• Effectuer des vérifications de vos antécédents et de vos références, le cas échéant.

• Communiquer avec vous au sujet du processus de recrutement.

• Conserver les dossiers relatifs à nos processus de recrutement.

• Respecter les exigences légales ou réglementaires.

Base juridique du traitement

Il est dans notre intérêt légitime de décider de vous nommer ou non à ce poste, car le fait de nommer une personne à ce poste serait bénéfique pour notre entreprise.

Nous devons également traiter vos données à caractère personnel afin de déterminer s’il convient de conclure un contrat de travail avec vous.

Détails du traitement

Après réception de votre CV et de votre lettre de motivation, nous traiterons ces informations afin de déterminer si vous répondez aux exigences de base du poste. Si nous décidons de vous contacter pour un entretien, nous utiliserons les informations que vous nous fournirez lors de cet entretien pour décider de vous proposer ou non le poste. Nous pouvons également procéder à des vérifications sur les réseaux sociaux à ce stade ou à tout moment avant de vous faire une offre. Si nous décidons de vous proposer le poste, dès votre acceptation de celui-ci, nous pourrons procéder à diverses vérifications d’antécédents, notamment une vérification de casier judiciaire, une vérification d’identité, une vérification sur les réseaux sociaux, une vérification de votre parcours scolaire, ainsi que de vos qualifications professionnelles et de vos affiliations à des organismes professionnels. L’offre d’emploi est subordonnée à la réussite de l’ensemble de ces vérifications d’antécédents.

Informations relatives aux condamnations pénales

Nous collecterons des informations concernant vos antécédents judiciaires si nous souhaitons vous proposer le poste (sous réserve que les vérifications et toute autre condition, telles que les références, soient satisfaisantes). Nous sommes en droit de procéder à une vérification de votre casier judiciaire afin de nous assurer qu’aucun élément de vos antécédents judiciaires ne vous rend inapte à occuper ce poste.

Partage des données

Nous ne partagerons vos informations personnelles qu’avec les tiers suivants aux fins du traitement de votre candidature : les prestataires chargés de la vérification des antécédents engagés par notre entreprise. Nous n’autorisons pas nos prestataires de services tiers à utiliser vos données personnelles à leurs propres fins. Nous leur permettons uniquement de traiter vos données personnelles à des fins spécifiques et conformément à nos instructions.

Sécurité des données

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour empêcher que vos données à caractère personnel ne soient accidentellement perdues, utilisées ou consultées de manière non autorisée, modifiées ou divulguées. De plus, nous limitons l’accès à vos informations personnelles aux seuls employés, agents, sous-traitants et autres tiers qui ont un besoin professionnel d’en prendre connaissance. Ceux-ci ne traiteront vos informations personnelles que sur nos instructions et sont soumis à une obligation de confidentialité.

Conservation des données

Nous conserverons vos informations personnelles pendant une période de 12 mois à compter de la date à laquelle nous vous aurons communiqué notre décision de ne pas vous nommer au poste concerné. Nous conservons vos informations personnelles pendant cette période afin de pouvoir démontrer, en cas de recours juridique, que nous n’avons pas fait preuve de discrimination à l’égard des candidats pour des motifs interdits et que nous avons mené le processus de recrutement de manière équitable et transparente, dans le respect de nos obligations envers les agences de recrutement, le cas échéant. À l’issue de cette période, nous détruirons vos données à caractère personnel de manière sécurisée, conformément à notre politique de conservation des données.

Lorsque nous vous avons communiqué notre décision de vous nommer à ce poste, nous conserverons vos données à caractère personnel jusqu’à votre prise de fonction, puis conformément à notre Avis de confidentialité destiné aux salariés de l’UE.

Vos droits relatifs aux données à caractère personnel

Dans certaines circonstances, la loi vous confère le droit :

• Demander l’accès à vos données à caractère personnel. Cela vous permet de recevoir une copie des données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet et de vérifier que nous les traitons conformément à la loi.

• Demander la rectification des données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet. Cela vous permet de faire corriger toute information incomplète ou inexacte que nous détenons à votre sujet.

• Demander l’effacement de vos données à caractère personnel. Cela vous permet de nous demander de supprimer ou d’effacer des données à caractère personnel lorsqu’il n’existe aucune raison valable justifiant que nous continuions à les traiter.

• De vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel lorsque nous nous fondons sur un intérêt légitime (ou celui d’un tiers) et qu’un élément lié à votre situation particulière vous amène à vous opposer à ce traitement pour ce motif.

• Demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement des données à caractère personnel vous concernant, par exemple si vous souhaitez que nous vérifiions leur exactitude ou la raison de leur traitement.

• Demander le transfert de vos données à caractère personnel à un tiers.

• Si vous souhaitez consulter, vérifier, corriger ou demander la suppression de vos données à caractère personnel, ou exercer tout autre droit lié à vos données à caractère personnel tel qu’énoncé ici, veuillez contacter recruiting@retailnext.net.

Droit de retirer votre consentement

Vous avez le droit de retirer à tout moment votre consentement à tout traitement que nous effectuons en nous fondant sur celui-ci. Nous ne nous appuyons pas sur votre consentement pour traiter vos données à caractère personnel dans le cadre du processus de recrutement. Par conséquent, nous nous fondons sur des intérêts légitimes pour le traitement de vos données à caractère personnel. Pour retirer votre consentement, veuillez contacter recruiting@retailnext.net. Dès réception de la notification indiquant que vous avez retiré votre consentement, nous cesserons de traiter votre candidature et, sous réserve de notre politique de conservation, nous supprimerons vos données à caractère personnel en toute sécurité.